En México, el promedio de vida de las PYMES es de 7.9 años de vida de acuerdo al INEGI (1); sin embargo, existen diversas causas por las que cierran estas empresas, y una de ellas es debido a la falta de organización y control interno, ya que rara vez invierten tiempo y recursos en sistemas de gestión.
Para que una empresa pueda asegurar que está organizada y que tiene todo bajo control, es indispensable identificar que se cubran los siguientes puntos:
- Implementar un control interno eficaz y eficiente a través de funciones definidas, políticas y procedimientos y reglas; lo recomendable es que se tengan por escrito.
- Apoyarse de la tecnología para ejecutar un sistema de control, como computadoras, software, entre otros.
- Supervisar la ejecución de los procedimientos de la operación, comparar con lo definido, analizar las desviaciones que se tengan y corregir en caso de ser necesario.
¿Qué es un sistema de control interno?
Consiste en la planeación y definición de las funciones del personal, estructurados a través de manuales de organización, procedimientos, políticas y reglamentos.
¿Cómo podemos implementarlo?
Es necesario realizar un análisis exhaustivo de qué funciones son indispensables para la buena operación de la empresa. Un ejemplo de esto es prospectar, cotizar, vender, facturar, controlar devoluciones de venta, cobrar, analizar antigüedad de cuentas por cobrar, precios de compra, cantidad de unidades y productos por comprar, registrar operaciones contables para generar reportes financieros, presentar declaraciones, analizar estadísticas de ventas, promoción y publicidad etc.; posteriormente hay que clasificarlas para asignar responsabilidades, como se muestra a continuación:
El siguiente paso es describir cómo, cuándo, y para qué será cada función; luego asignarlas a un puesto, esto depende del volumen de operaciones y cantidad de personal con el que cuente la empresa; después se debe elaborar de acuerdo a los objetivos de la organización la “descripción de puestos”, que es parte del Manual de Organización.
¿Por qué es necesario realizar Manuales de procedimientos?
Lo ideal es que una vez que hayamos estructurado las funciones indispensables, hay que reunir a todo el personal involucrado en la operación para precisar por escrito las normas y procedimientos más comunes de la operación, como el de ventas, y compartirles la importancia del control interno. Existen borradores que facilitan el llenado de los procedimientos necesarios por cada departamento.
Control interno: ¿para qué sirven las Políticas de la empresa?
Se deben definir los criterios que orienten y faciliten la toma de decisiones, es decir las políticas de la empresa: enlistar todas aquellas operaciones que son más comunes y con las que se pueden crear criterios que faciliten las acciones y decisiones del personal.
Un ejemplo de esto es redactar los parámetros para dar crédito a un cliente: hay que analizar el tiempo que lleva comprando en la empresa de contado, cuánto y con qué periodicidad. “Para dar crédito de 15 días a un cliente, debe tener mínimo 6 meses comprando de contado, con una periodicidad y cantidad de $20 mil pesos mensuales”. De igual forma, se debe trabajar por áreas para después crear el Manual de Políticas.
¿Se deben crear reglas de la empresa?
Sí, ya que se trata de todas las acciones obligatorias de hacer y no hacer con la finalidad de generar una sana convivencia entre el personal dentro de la empresa y con externos. También lo más importante es difundir todos estos documentos con el personal involucrado para que se ejecuten y se supervicen.
Es recomendable realizar la implementación del sistema de control en las temporadas con menos carga de trabajo operativa, y hoy es un buen momento para iniciar. Lo único que necesitas es invertir tiempo e interés en organizar tu empresa para hacerla crecer.
Empezar con el proceso de control interno resulta menos costoso que nunca realizarlo, ya que se generan beneficios para tu empresa en un mediano y largo plazo.
