Es indispensable realizar revisiones y análisis de las cuentas por cobrar, por lo menos una vez a la semana, con la finalidad de mantener una cartera sana, detectar cuando los clientes se empiezan a demorar y evitar que se convierta en un problema la recuperación.
La gestión administrativa de las cuentas por cobrar puede estructurarse en tres pasos:
A. Analizar la viabilidad de una línea de crédito para el cliente
Para dar crédito a nuestros clientes es muy importante crear un procedimiento para hacerlo, se sugiere primero conocer a los clientes, investigarlos, saber la reputación que mantienen en el mercado, es arriesgado dar crédito fácilmente, pues hay riesgo de perder dinero y además al mismo cliente.
Se pueden crear formatos-machote que permitan recabar datos generales del cliente, referencias, estudio socioeconómico, firma de solicitud, etc., junto con el formato hay que armar un expediente con la documentación que soporte la información asentada; posteriormente hay que realizar la investigación, verificar la veracidad de los datos, validando o en su caso, identificar si el cliente ha dado datos falsos, si es así, no tendrá caso invertir más tiempo con este cliente; en caso contrario, se continúa con el procedimiento para darle la línea de crédito.
Con base al resultado de la investigación socioeconómica de los clientes hay que definir los días y límite de crédito que se autorizan dar a éste.
B. Crear un respaldo legal
Antes de empezar a venderles a crédito a los clientes, será necesario crear un respaldo legal con cada uno de ellos, como ejemplo de esto a continuación se explican dos prácticas comunes que realizan las grandes empresas, las cuales son fáciles de adoptar:
- Solicitar la firma de un contrato de Crédito, éste es un convenio especial para realizar este tipo de operaciones y quedar protegido. Por otro lado, existe otra opción que es que el cliente firme un pagaré por el límite máximo que tendrá en su línea de crédito y con la fecha de vencimiento de acuerdo a los días de crédito, éste solo se actualizará cuando se modifiquen las condiciones de la línea de crédito.
- Otra opción es que el cliente firme el ticket de venta o factura que contenga un pagaré que reúna los requisitos mínimos de ley, documento que se deberá resguardar para su posterior cobranza.
C. Monitorear y gestionar cobranza a los clientes
Como último paso de este ciclo, está la supervisión a través del monitoreo de reportes: estados de cuenta, auxiliares, estadísticas, gráficas de ventas y cobranza; posteriormente hay que gestionar la cobranza, a través de recordatorios previos a las fechas de vencimiento, durante y en su caso posterior. Hay que evitar a toda costa que, a nuestra empresa se le perciba como descuidada en esta área y por ende los clientes puedan aprovechar alguna brecha como oportunidad para postergar pagos.
